5 pomysłów na automatyzację małej firmy

5 rzeczy w małej firmie, które można łatwo zautomatyzować

Codziennie kopiujesz te same pliki, poprawiasz nazwy albo zbierasz dane do tego samego zestawienia? Pojedynczo takie czynności wyglądają niewinnie. Dopiero po miesiącu widać, ile czasu zajęły.

Automatyzację zacząłbym właśnie od takich małych, powtarzalnych zadań. Czasami wystarczy funkcja programu, którego już używasz. Czasami przydaje się skrypt albo niewielka aplikacja przygotowana pod konkretną pracę. Nie każda firma potrzebuje od razu nowego, rozbudowanego systemu.

Poniżej pięć przykładów. Są to pomysły na rozwiązania - zakres i łatwość wykonania trzeba sprawdzić na konkretnych danych i używanych programach.

1. Kopiowanie plików między folderami

Wyobraź sobie taką sytuację: jedna osoba zapisuje gotowe dokumenty w folderze, a druga co jakiś czas przenosi ich kopie do lokalizacji dostępnej dla kolejnego działu.

Można przygotować zadanie, które regularnie sprawdza folder źródłowy i kopiuje nowe pliki do celu. Przydatny będzie zapis wykonanych operacji i informacja, jeśli połączenie z folderem nie działa.

Zanim cokolwiek uruchomimy, ustaliłbym kilka zasad. Co z plikiem o tej samej nazwie? Czy późniejsze poprawki mają zastępować poprzednią wersję? Jak rozpoznać, że plik jest już gotowy, a nie nadal zapisywany? Co ma się stać po przerwie w dostępie do sieci?

Automatyczne kopiowanie nie jest automatycznie pełnym backupem. Jeśli błędna zmiana nadpisze jedyną kopię, problem zostaje. Kopia zapasowa wymaga osobnego przemyślenia wersji, retencji i odtwarzania danych.

2. Porządkowanie nazw i katalogów

Pliki o nazwach „skan”, „skan2” i „ostateczny_poprawiony” trudno później znaleźć. Jeżeli istnieje jasna reguła, można ją zastosować automatycznie.

Przykładowo dokumenty mogą trafiać do folderów według daty lub numeru zlecenia. Nazwa może zawierać ustalony identyfikator i rodzaj dokumentu. Dzięki temu każdy nie musi wymyślać własnego sposobu zapisu.

Na początku zrobiłbym podgląd zmian: stare miejsce, nowa nazwa, nowy folder. Dopiero po sprawdzeniu wyników włączyłbym wykonywanie operacji. Plików, których nie da się jednoznacznie rozpoznać, program nie powinien zgadywać - lepiej odłożyć je do sprawdzenia.

Odczytywanie danych z różnych skanów może wymagać dodatkowych narzędzi i kontroli. Najprościej zacząć od danych, które już mają przewidywalną strukturę.

3. Przygotowywanie powtarzalnych zestawień

Co tydzień eksportujesz dane, otwierasz kilka plików i przeklejasz wiersze do jednego arkusza? To dobry kandydat do sprawdzenia.

Można połączyć dane według ustalonych zasad, policzyć potrzebne wartości i przygotować raport w znanym układzie. W pierwszej kolejności zobaczyłbym, czy wystarczy funkcja obecnego narzędzia. Osobna aplikacja ma sens dopiero wtedy, gdy daje coś potrzebnego.

Trzeba przy tym pilnować jakości danych. Zmiana nazw kolumn, inne jednostki albo dwukrotnie wczytany plik mogą dać wiarygodnie wyglądający, ale błędny raport. Dlatego przyda się kontrola kompletności, wykrywanie duplikatów i wskazanie daty danych źródłowych.

Pierwsze wyniki porównałbym z raportem przygotowanym ręcznie.

4. Wypełnianie dokumentów na podstawie formularza

Nazwa klienta, numer zlecenia, termin, opis pracy - te same informacje często trafiają do kilku miejsc. Można wprowadzić je raz i na tej podstawie utworzyć dokument z ustalonego szablonu.

To może być karta zlecenia, protokół, etykieta lub prosta oferta. Oprócz oszczędności czasu chodzi o spójność: ten sam numer i dane w każdym dokumencie.

Zostawiłbym możliwość sprawdzenia dokumentu przed zatwierdzeniem lub wysłaniem. Program powinien też pokazywać brak wymaganej informacji zamiast po cichu tworzyć niekompletny plik.

Przy dokumentach z danymi klientów trzeba ustalić, kto ma do nich dostęp i gdzie są przechowywane. Na etapie testów najlepiej używać danych przykładowych.

5. Przypomnienia i sygnały, że czegoś brakuje

Automatyzacja może po prostu zwrócić uwagę na wyjątek: nie pojawił się oczekiwany plik, brakuje załącznika do zlecenia albo zbliża się termin zapisany w zestawieniu.

Nie zaczynałbym od wysyłania wiadomości do wszystkich o wszystkim. Ustalmy najpierw, co wymaga reakcji, kto powinien dostać informację i ile czasu ma na działanie.

Przydatne powiadomienie mówi, czego dotyczy problem i co sprawdzić. Warto też ograniczyć powtórzenia, żeby chwilowa niedostępność folderu nie wywołała kilkudziesięciu identycznych wiadomości.

Jak sprawdzić, czy to się opłaci?

Zmierz obecną pracę. Jeśli czynność zajmuje 10 minut dziennie przez 20 dni roboczych, daje to 200 minut, czyli 3 godziny i 20 minut miesięcznie. To przykład obliczenia, a nie obietnica oszczędności.

Od potencjalnego zysku trzeba odjąć czas obsługi wyjątków i kontroli wyników. Uwzględnij też przygotowanie oraz utrzymanie rozwiązania. Zmiana programu źródłowego albo formatu pliku może wymagać dostosowania automatyzacji.

Dodatkową korzyścią może być mniejsza liczba pomyłek i mniej przerwań pracy. To również warto ocenić, nawet jeśli trudno od razu przeliczyć to na złotówki.

Zacznijmy od jednej czynności

Najłatwiej pracuje się nad zadaniem, które ma jasny początek, reguły i oczekiwany wynik. Najpierw opisałbym obecną pracę, potem sprawdził rozwiązanie na kopii danych. Operacje usuwania i nadpisywania wymagają szczególnie dokładnych zasad oraz możliwości odtworzenia potrzebnych plików.

Opisz mi jedną rzecz, którą regularnie robisz ręcznie. Napisz, skąd bierzesz dane, co z nimi robisz i jaki ma być efekt. Na początek wystarczy przykład bez informacji poufnych. Pomogę ocenić, czy można to uprościć i jak duże rozwiązanie będzie faktycznie potrzebne.